Checklisten

Mit dem Checklisten-Modul erstellst du standardisierte Formulare, die von Teammitgliedern ausgefüllt und anschließend ausgewertet werden können. Typische Anwendungsfälle sind Einsatzprotokolle, Prüflisten für Drohnen oder Wartungschecklisten.

Checklisten Übersicht

Erforderliche Berechtigungen

Recht	Beschreibung
`Darf Checklisten verwalten`	Vollzugriff: Vorlagen anlegen, bearbeiten, löschen, ausfüllen und Ergebnisse einsehen
`Darf Checklisten ausfüllen`	Vorlagen ausfüllen – kein Zugriff auf Verwaltung oder Ergebnisse
`Darf Checklisten sehen`	Ergebnisse einsehen und als PDF exportieren – kein Ausfüllen oder Verwalten

Übersicht (Vorlagenliste)

Die Hauptansicht zeigt alle vorhandenen Checklisten-Vorlagen in einer Tabelle. Informationen zur allgemeinen Bedienung von Tabellen (Sortieren, Suchen, Blättern) findest du unter Tabellen bedienen.

Tabellenspalten

Spalte	Beschreibung
Name	Bezeichnung der Checklisten-Vorlage.
Version	Aktuelle Versionsnummer (z. B. `v3`). Jede Bearbeitung erzeugt eine neue Version.
Erstellt am	Datum, an dem die Vorlage ursprünglich angelegt wurde.

Zeilenaktionen

Welche Schaltflächen am rechten Rand sichtbar sind, hängt von deinen Berechtigungen ab:

Schaltfläche	Berechtigung	Beschreibung
Ausfüllen	`Darf Checklisten verwalten` oder `Darf Checklisten ausfüllen`	Öffnet den Ausfüll-Dialog für diese Vorlage.
Ergebnisse	`Darf Checklisten verwalten` oder `Darf Checklisten sehen`	Öffnet die Ergebnis-Übersicht mit allen ausgefüllten Instanzen.
Bearbeiten	`Darf Checklisten verwalten`	Öffnet den Editor zum Bearbeiten der Vorlage.
Löschen	`Darf Checklisten verwalten`	Löscht die Vorlage nach Bestätigung unwiderruflich.

Vorlage erstellen

Berechtigung

Nur mit dem Recht Darf Checklisten verwalten ist die Schaltfläche Neu erstellen sichtbar.

Klicke oberhalb der Tabelle auf Neu erstellen.
Vergib einen Namen für die Vorlage.
Füge über Feld hinzufügen die gewünschten Felder hinzu.
Konfiguriere jeden Feldtyp (siehe Feldtypen).
Klicke auf Speichern.

Checklisten Editor

Felder konfigurieren

Jedes Feld besitzt folgende Einstellungen:

Einstellung	Beschreibung
Label	Die Beschriftung des Feldes, die beim Ausfüllen angezeigt wird.
Typ	Bestimmt die Art der Eingabe (siehe Feldtypen).
Pflichtfeld	Wenn aktiviert, muss das Feld beim Ausfüllen einen Wert enthalten.
Suffix	Nur bei Nummernfeldern: Einheit, die hinter dem Eingabefeld angezeigt wird (z. B. „kg", „m").

Felder sortieren

Die Reihenfolge der Felder lässt sich per Drag & Drop ändern. Ziehe ein Feld am Anfasser-Symbol an die gewünschte Position.

Optionen verwalten (Auswahl-Felder)

Bei den Feldtypen Mehrfachauswahl, Radio-Buttons und Auswahlliste können bis zu 20 Optionen definiert werden:

Klicke auf Option hinzufügen.
Gib die Bezeichnung der Option ein.
Wiederhole den Vorgang für alle benötigten Optionen.
Entferne einzelne Optionen über das Papierkorb-Symbol.

Kommentar-Funktion (Radio-Buttons)

Bei Radio-Button-Feldern kann für bestimmte Antworten ein Kommentarfeld eingeblendet werden:

Aktiviere Kommentar bei und wähle die Optionen, bei denen ein Kommentar erscheinen soll.
Optional: Aktiviere Kommentar erforderlich, damit der Kommentar ausgefüllt werden muss, wenn die entsprechende Option gewählt wird.

Feldtypen

Beim Erstellen oder Bearbeiten einer Vorlage stehen folgende Feldtypen zur Verfügung:

Strukturelemente (nur Anzeige)

Typ	Beschreibung
Überschrift	Große Überschrift zur Gliederung der Checkliste. In der App wird pro Überschrift automatisch eine eigene Sektion erstellt.
Erklärtext	Freitext-Absatz als Hinweis oder Anleitung innerhalb der Checkliste.
Horizontale Linie	Visuelle Trennlinie zwischen Abschnitten. Wird nur im Portal angezeigt – in der App werden Abschnitte stattdessen über Überschriften getrennt.

Texteingabe

Typ	Beschreibung
Text (einzeilig)	Kurzes Textfeld für eine Zeile.
Text (mehrzeilig)	Textbereich für längere Eingaben.

Auswahl

Typ	Beschreibung
Mehrfachauswahl	Checkboxen – mehrere Optionen gleichzeitig wählbar.
Radio-Buttons	Einzelauswahl mit optionaler Kommentar-Funktion.
Auswahlliste	Dropdown-Menü für eine Einzelauswahl.

Zahlen und Datum

Typ	Beschreibung
Nummer/Ganzzahl	Numerische Eingabe, optional mit Suffix (z. B. „km", „Stück").
Datum	Datumsauswahl über einen Kalender.
Datum + Uhrzeit	Kombinierte Datum- und Uhrzeitauswahl.

Referenzen

Typ	Beschreibung
Person (Einfachauswahl)	Dropdown mit allen Personen der Organisation – eine Person wählbar.
Person (Mehrfachauswahl)	Mehrere Personen gleichzeitig auswählbar.
Drohne (Einfachauswahl)	Dropdown mit allen Drohnen der Organisation – eine Drohne wählbar.
Drohne (Mehrfachauswahl)	Mehrere Drohnen gleichzeitig auswählbar.

Vorlage bearbeiten

Klicke in der Zeile der gewünschten Vorlage auf Bearbeiten.
Passe Name, Felder oder Optionen an.
Klicke auf Speichern.

Versionierung

Beim Speichern einer Bearbeitung wird automatisch eine neue Version erstellt (z. B. von v1 auf v2). Die bearbeitete Checkliste steht anschließend allen Benutzern zur Verfügung. Bereits ausgefüllte Checklisten bleiben unverändert und behalten die Version, mit der sie ausgefüllt wurden.

Checkliste ausfüllen

Klicke in der Zeile der gewünschten Vorlage auf Ausfüllen.
Fülle alle Felder aus. Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) gekennzeichnet.
Klicke auf Absenden.

Checkliste ausfüllen

Schnelleingabe für Radio-Buttons

Enthält die Checkliste Radio-Button-Felder, stehen zwei Schnell-Schaltflächen zur Verfügung:

Schaltfläche	Funktion
Alles Ja	Setzt alle Radio-Button-Felder auf die erste Option.
Alles Nein	Setzt alle Radio-Button-Felder auf die zweite Option.

Anschließend können einzelne Felder manuell korrigiert werden.

Validierung

Beim Absenden werden folgende Prüfungen durchgeführt:

Alle Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein.
Wenn bei einem Radio-Button-Feld eine Option mit Kommentar erforderlich gewählt wurde, muss der Kommentar ausgefüllt sein.

Fehlerhafte Felder werden rot hervorgehoben.

Ergebnisse einsehen

Klicke in der Zeile der gewünschten Vorlage auf Ergebnisse.
Es öffnet sich eine Übersicht aller ausgefüllten Instanzen dieser Vorlage.

Checklisten Ergebnisse

Ergebnis-Tabelle

Spalte	Beschreibung
Ausgefüllt von	Name der Person, die die Checkliste ausgefüllt hat (Format: Nachname, Vorname).
Ausgefüllt am	Datum und Uhrzeit im Format TT.MM.JJJJ HH:MM. Die Tabelle ist standardmäßig nach diesem Feld sortiert (neueste zuerst).
Version	Die Vorlagen-Version, mit der die Checkliste ausgefüllt wurde.
Einsatz	Zugehöriger Einsatz (Einsatz-Stichwort) oder „–", falls keinem Einsatz zugeordnet.

Klicke auf eine Zeile, um die Detailansicht der ausgefüllten Checkliste zu öffnen.

Detailansicht

Die Detailansicht zeigt alle Felder und die eingegebenen Werte der ausgefüllten Checkliste an. Im Kopfbereich werden die Metadaten angezeigt:

Ausgefüllt von – Name der Person
Ausgefüllt am – Datum und Uhrzeit
Version – Vorlagen-Version

Über die Schaltfläche Zurück gelangst du zur Ergebnis-Tabelle.

PDF-Export

Aus der Detailansicht einer ausgefüllten Checkliste kann ein PDF-Dokument erzeugt werden.

Öffne die Detailansicht einer ausgefüllten Checkliste (über Ergebnisse → Zeile anklicken).
Klicke auf PDF exportieren.
Das PDF wird automatisch heruntergeladen.

Das erzeugte PDF enthält:

Organisationslogo (oben rechts, sofern hinterlegt)
Vermerk „Nur für den Dienstgebrauch"
Titel der Checklisten-Vorlage
Alle Felder und Werte in tabellarischer Darstellung
Metadaten im Fußbereich (ausgefüllt von, Datum, Version)

Der Dateiname folgt dem Muster: Vorlagenname_Nachname_vVersion.pdf

Vorlage löschen

Klicke in der Zeile der gewünschten Vorlage auf Löschen.
Bestätige die Sicherheitsabfrage.

Unwiderruflich

Das Löschen einer Vorlage entfernt diese dauerhaft. Bereits ausgefüllte Checklisten zu dieser Vorlage gehen ebenfalls verloren.

Häufige Fragen

Warum sehe ich keine Aktions-Schaltflächen?

Dir fehlt eine der drei Checklisten-Berechtigungen. Wende dich an deinen Administrator.

Kann ich eine ältere Version einer Vorlage wiederherstellen?

Nein. Beim Bearbeiten wird immer eine neue Version erzeugt. Ältere Versionen bleiben nur in bereits ausgefüllten Checklisten als Snapshot erhalten.

Warum werden bei „Alles Ja" / „Alles Nein" nicht alle Felder gesetzt?

Diese Schnelleingabe wirkt nur auf Radio-Button-Felder. Andere Feldtypen (Dropdowns, Textfelder etc.) bleiben unverändert.

Was passiert, wenn die Vorlage bearbeitet wird, während jemand sie ausfüllt?

Der Ausfüll-Dialog verwendet die Version, die beim Öffnen geladen wurde. Die Änderung wirkt sich erst auf zukünftige Ausfüllungen aus.

Wie werden Checklisten einem Einsatz zugeordnet?

Checklisten werden anhand der Uhrzeit, zu der sie ausgefüllt wurden, automatisch einem Einsatz zugeordnet und stehen im Einsatz als Reiter zur Verfügung.

Checklisten

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